Datenschutzerklärung · nxt-level-dienstplan

1 Verantwortlicher

Lars Simon Müller
Graf-Adolf-Straße 47
58239 Schwerte
E-Mail: kontakt@tf-tools.de

2 Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zweck des Dienstes ist der automatische Import von Dienstplan-PDFs aus deinem E-Mail-Postfach in die iOS-App „nxt-Level-Dienstplan".

Die Subdomain wird ohne Tracking, ohne Werbung, ohne Analyse-Cookies betrieben. Es werden keine Profile gebildet und keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben.

3 Dienstplan-Import per E-Mail

Registrierung in der App

Über die iOS-App hinterlegst du die dienstliche E-Mail-Adresse, von der du später Dienstplan-PDFs weiterleiten wirst. Dabei wird ein zufälliger API-Token erzeugt, den die App im iOS-Keychain speichert.

E-Mail-Adresse des Nutzers (kleingeschrieben gespeichert)
API-Token zur Authentifizierung späterer API-Aufrufe
Zeitpunkt der Registrierung und des letzten App-Zugriffs

Zweck: Zuordnung eingehender Mails zum Konto Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Verarbeitung eingehender Dienstplan-Mails

Sendet ein registrierter Nutzer eine E-Mail mit Dienstplan-PDF an dienstplan@tf-tools.de, ruft ein automatischer Prozess das Postfach in kurzen Abständen per IMAP ab und liest folgende Daten aus:

Absender-Adresse, Betreff, Message-ID und Empfangszeitpunkt der Mail
Original-PDF als Binärdaten (zur späteren Auslieferung an die App)
Dateiname, Größe und Prüfsumme der PDF
aus dem PDF extrahierte Dienst-Metadaten (Dienstnummer, Dienstdatum)

Zweck: Bereitstellung des Dienstplans in der App Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Abruf und Löschung

Die App fragt über GET /api/user_dienste.php die verfügbaren Dienste ab und lädt die PDFs einzeln. Nach dem lokalen Import ruft die App DELETE /api/user_dienste.php?id=… auf und löscht damit die Server-Kopie. Nicht abgerufene Dienste werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

Hinweis zum Inhalt: Dienstplan-PDFs können je nach EVU personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, Personalnummer). Wir verarbeiten den Inhalt ausschließlich, um ihn an dich – den Absender – zurück in deine App zu liefern. Eine inhaltliche Auswertung oder Weitergabe findet nicht statt.

4 E-Mails von nicht registrierten Absendern

Schickt jemand ohne App-Registrierung eine Mail an dienstplan@tf-tools.de, liest das System das PDF aus, um die enthaltenen Zugnummern zu ermitteln, und schickt eine einmalige Antwortmail mit einer Übersicht zu den gefundenen Zügen zurück.

Dazu werden temporär verarbeitet:

Absender-Adresse, Betreff und Message-ID der eingegangenen Mail
PDF-Anhang zur Extraktion der Zugnummern

Nach dem Versand der Antwortmail werden sowohl die eingegangene Mail als auch die gesendete Antwort aus den IMAP-Ordnern gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung des Inhalts erfolgt nicht.

Zweck: Automatische Info-Antwort Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Keine weitere Antwortmail gewünscht? Formloser Hinweis an kontakt@tf-tools.de genügt – eingehende Mails der Adresse werden dann ohne Antwort verworfen.

5 Technische Daten und Protokolle

Bei jedem HTTP-Zugriff werden beim Hoster technisch notwendige Daten erfasst:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Zeitpunkt der Anfrage
angeforderte URL und HTTP-Status
User-Agent (App- bzw. Browser-Kennung)

Zusätzlich protokolliert die Anwendung selbst technische Ereignisse der Mail-Verarbeitung (Status, Fehlermeldungen, Mail-Metadaten) für Fehlersuche und Betrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Berechtigtes Interesse: Sicherer, stabiler Betrieb

6 Auftragsverarbeitung

Für Hosting, Datenbank und den Mail-Empfang setzen wir einen in Deutschland ansässigen IT-Dienstleister ein, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an weitere Dritte erfolgt nicht, es sei denn, sie ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

7 Öffentlicher Fahrplan-Abruf (optional)

Im Dienstplan-Detail bietet die App die optionale Funktion „Fahrtverlauf". Beim manuellen Aufklappen dieser Sektion werden nur Zugnummer, Datum sowie Start- und Zielbetriebsstelle des jeweiligen Fahrtblocks an unseren Server übertragen. Der Server ruft daraufhin die öffentliche DB Timetables API der Deutschen Bahn AG ab und liefert das Ergebnis – alle Halte sowie Plan- und Echtzeit-Daten für Start- und Zielstation – an die App zurück.

Externer Anbieter: Deutsche Bahn AG über apis.deutschebahn.com (DB API Marketplace)
Übertragen vom Server an DB: Anfrage-Pfad mit Betriebsstellen-ID und Datum, kein Bezug zur natürlichen Person
Nicht übertragen: IP-Adresse oder Identität des App-Nutzers – zwischen App und DB liegt unser Server, der die Anfrage unter eigenem Namen stellt
Zweck: Abruf des öffentlichen Fahrtverlaufs mit Echtzeit-Prognosen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an betriebsrelevanter Information), ausgelöst durch deine aktive Handlung

Die vom Server abgerufenen Fahrplan-Daten werden 60 Sekunden lang zwischengespeichert, damit wiederholte Abrufe desselben Zuges die DB-Schnittstelle nicht unnötig belasten. Danach werden die Daten automatisch verworfen.

Wer diese externe Abfrage nicht möchte, klappt den Bereich „Fahrtverlauf" einfach nicht auf – dann findet kein Abruf statt.

7a Keine Tracker, keine Cookies

Außer dem oben beschriebenen, nutzerinitiierten Fahrplan-Abruf bindet die App keine Drittanbieter-SDKs, Analyse- oder Tracking-Dienste ein. Es werden keine Cookies gesetzt. Die App kommuniziert ausschließlich mit nxt-level-dienstplan.tf-tools.de.

Auch diese Webseite bindet keine externen CDNs ein – alle Ressourcen werden direkt vom eigenen Server ausgeliefert.

8 Speicherdauer

Nutzerkonto: bleibt bis zur aktiven Löschung durch dich erhalten.
Importierte Dienstpläne: werden nach Abruf durch die App aktiv gelöscht, spätestens nach 7 Tagen automatisch.
E-Mails unregistrierter Absender: werden nach Versand der Antwort sofort gelöscht.
Technische Logs: höchstens 90 Tage.
HTTP-Serverlogs: gemäß Aufbewahrungsfristen des Hosters (üblicherweise wenige Tage bis Wochen).

9 Deine Rechte

Nach DSGVO stehen dir insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15)
Recht auf Berichtigung (Art. 16)
Recht auf Löschung (Art. 17)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Recht auf Widerspruch (Art. 21)
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Konto und Daten löschen

Die Kontolöschung ist direkt in der iOS-App möglich (Einstellungen → Dienst-Email → Entkoppeln). Alternativ genügt eine formlose Mail – wir bestätigen die Löschung.

kontakt@tf-tools.de

10 Datensicherheit

Die Übertragung zwischen App, Browser und Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2 oder höher). Der Mail-Verkehr läuft über IMAPS und SMTPS. API-Token werden zufällig erzeugt und ausschließlich über den abgesicherten Kanal übertragen. Zusätzlich setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein.

11 Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische Funktionen, rechtliche Anforderungen oder die Datenverarbeitung ändern. Der jeweils aktuelle Stand ist am Beginn dieser Seite vermerkt.